La prima e più importante cosa da fare quando si incontra qualcuno per la prima volta in un ambiente d’affari giapponese è lo scambio di biglietti da visita, i cosiddetti meishi (めいし). Questo fondamentale passo è la chiave d’accesso per farsi conoscere dagli altri. Tuttavia, alcune persone potrebbero aver eseguito lo scambio in modo sbagliato e continuare a perdere opportunità e denaro senza saperlo. Si dice spesso che le valutazioni delle persone siano determinate dalla loro prima impressione ed è per questo che nell’ambito lavorativo è molto probabile che non venga data una seconda possibilità solo perché lo scambio di biglietti da visita giapponesi è risultato “scortese”.
Utilità ed etichetta
La gente usa i meishi come una sorta di database di contatti d’affari. Per stare al passo con delle nuove opportunità, il networking è molto importante. Lo scambio è importante perché più distribuisci i tuoi biglietti da visita e più ne raccogli, più la tua rete si espanderà.
Bisogna sempre scambiare i biglietti da visita stando in piedi. Se sei seduto e stai aspettando, ti alzerai e saluterai non appena vedrai l’altra persona. Dopo il primo saluto, ci si sposta a una distanza tale da poter scambiare facilmente i biglietti da visita.
È importante notare che lo scambio di biglietti da visita non dovrebbe essere eseguito sopra il tavolo. Ci si deve spostare dall’altra parte facendo il giro del tavolo.
Lo scambio dei biglietti
I meishi, o per meglio dire lo scambio di biglietti da visita, è una procedura in cui si consegna al proprio interlocutore un biglietto di carta stampato con il proprio nome e quello dell’azienda per cui si lavora. Può sembrare abbastanza semplice ma come ben sappiamo in Giappone tutto richiede un rituale. Infatti questi scambi che riguardano la corretta gestione del meishi possono aiutare a stabilire un livello di rispetto per l’impiegato e la sua azienda. I meishi sono diventati una vera e propria icona per il business. I giusti movimenti e le giuste espressioni di linguaggio possono facilitare la conduzione degli affari e creare un’atmosfera di comprensione reciproca.
Per noi occidentali un biglietto da visita è quasi una scocciatura, qualcosa che finirà nei portafogli o nei cassetti dell’ufficio. Ma per i giapponesi simboleggia molto di più: la rappresentazione stessa della persona che lo offre. Una regola importante è trattare con riguardo il biglietto che si riceve, mostrare rispetto sia a quella persona che alla sua azienda e ciò influirà anche sul rispetto dell’etichetta aziendale per cui lavoriamo. L’incurante gestione di un meishi durante una riunione può pregiudicare l’affare sin dall’inizio.
Il rituale dello scambio dei biglietti da visita giapponesi
I giapponesi affermano che se non sai salutare qualcuno in modo appropriato non potrai mai diventare un buon impiegato, visto che tutti gli affari iniziano proprio con l’aisatsu, cioè un saluto. Nei primi incontri, il saluto è strettamente legato allo scambio dei biglietti da visita. Prima di presentare un meishi, l’impiegato deve assicurarsi che lui stesso sia pulito, ordinato e presentabile ma anche l’ambiente che lo circonda, se l’incontro si svolgerà all’interno di un ufficio. Il meishi non deve avere angoli spiegati o stropicciature e non deve essere tenuto nel taschino dove potrebbe prendere calore e quindi diventare ondulato. Di norma il biglietto deve essere estratto da un portabiglietti, possibilmente in pelle (o simil pelle). L’educazione è fondamentale ed è quindi necessario utilizzare entrambe le mani per porgere il biglietto, a livello del torace, con il pollice e l’indice di ogni mano che afferra un angolo della carta, assicurandosi che il nome sia rivolto verso il destinatario.
Dopo aver ricevuto il biglietto da visita della persona a cui vi siete presentati, è educato leggerlo e ricordare attentamente il nome e il suo titolo. I giapponesi, nell’ambiente di lavoro, vengono conosciuti e chiamati con il loro cognome e non con il loro nome. In Giappone, anche se si è colleghi da tanto tempo, ci si chiama sempre per cognome. Ricordatevi di inchinarvi sempre quando incontrate qualcuno perché è un segno di educazione. Ecco alcune preziose regole da seguire durante lo scambio
- Inchinarsi prima di dare il biglietto;
- La prima persone a dare il meishi sarà quella di rango più elevato;
- Quando si riceve un meishi, bisogna prenderlo con entrambe le mani, ringraziare e leggere attentamente il biglietto;
- Il biglietto deve essere tenuto ben in vista durante la conversazione con l’interlocutore. Solo dopo, potrà essere riposto con cura nel portafogli o in un portacarte.
Perché sono importanti i biglietti da visita giapponesi
Lo scambio di meishi è un’introduzione formale con un’altra persona, è l’inizio di un tipo di relazione lavorativa che non può avvenire prima dello scambio formale dei meishi. Quindi la loro importanza risiede nel fatto che essi rappresentano l’entrata nel mondo lavorativo.
Inoltre, quando incontrate un giapponese non potrete essere sicuri di come si scrive il suo nome. Lo stesso nome potrebbe infatti usare ideogrammi diverse per due diverse persone. Naturalmente come si scrive il nome di una persona è molto utile, e questo viene risolto con lo scambio del biglietto da visita, dove il nome è scritto in bella evidenza.
Fonti
Monika’s Japan , I biglietti da visita in Giappone, Monica Farina
Edamame Japan, Meishi – How to exchange Japanese business card and not-to-do list, di Cuni Shimizu
Satyrnet, Biglietti da Visita in Giappone, di Silvio Franceschinelli
